I sistemi di videosorveglianza costituiscono oggi uno tra gli strumenti più diffusi e impiegati dalle aziende per tutelare la sicurezza di beni e persone. Tuttavia, la loro installazione e il loro impiego non sono liberi, ma regolati da un complesso quadro normativo volto a bilanciare le esigenze di sicurezza del datore di lavoro con il diritto alla privacy e alla dignità dei lavoratori. In Italia, le due normative fondamentali da considerare quando si vuole installare un sistema di videosorveglianza in azienda sono:
- L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970);
- Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR – Reg. UE 2016/679).
L’installazione di un impianto di videosorveglianza senza il rigoroso rispetto delle norme vigenti espone l’azienda a sanzioni gravose: amministrative, ai sensi del GDPR, e penali, per la violazione dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori. Gli obblighi, tuttavia, non sono identici per tutti i soggetti.
- Aziende senza dipendenti: devono attenersi esclusivamente al GDPR.
- Aziende con almeno un dipendente: oltre al GDPR, sono tenute ad applicare integralmente lo Statuto dei lavoratori e la relativa procedura autorizzativa.
Aziende con dipendenti: installazione a norma
Il primo passo per l’installazione di un impianto a norma consiste nell’individuare le finalità del sistema. L’art. 4 dello Statuto consente l’impiego di sistemi di videosorveglianza esclusivamente per:
- Esigenze organizzative e produttive
- Sicurezza del lavoro
- Tutela del patrimonio aziendale
Allo stesso tempo la normativa vieta espressamente l’installazione delle telecamere con lo scopo di controllare a distanza l’attività lavorativa dei dipendenti, la loro diligenza o per verificare la loro performance. È fondamentale, inoltre, sottolineare che è severamente vietata l’installazione di telecamere, anche se dichiarate necessarie per ragioni di sicurezza o tutela del patrimonio, in luoghi destinati alla fruizione di servizi privati per la tutela della riservatezza e dignità personale, come bagni, spogliatoi, aree ricreative o armadietti personali. Allo stesso modo è da considerarsi illecita l’installazione di telecamere “finte” o non funzionanti, poiché anch’esse possono ledere la dignità dei lavoratori creando un ingiustificato senso di sorveglianza senza perseguire alcuna finalità legittima.
L’installazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti dai quali derivi la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori è subordinata al preventivo accordo con RSA/RSU o, in loro assenza, con le organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative a livello nazionale tramite le rispettive strutture territoriali; in difetto di accordo è necessaria specifica autorizzazione dell’ITL territorialmente competente (art. 4, L. 300/1970).
Installazione impianto di videosorveglianza a norma GDPR
Definite le finalità e ottenuto l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato (ricordiamolo nuovamente, solo per le aziende con almeno un dipendente), il trattamento delle immagini deve rispettare i principi fondamentali del GDPR:
Liceità, correttezza e trasparenza
Il trattamento deve avere sempre una base giuridica chiara e informare gli interessati in modo comprensibile.
Limitazione della finalità
Le immagini vanno raccolte solo per scopi specifici e dichiarati, senza poi usarle per altre finalità.
Minimizzazione dei dati
Si devono acquisire solo le immagini strettamente necessarie a perseguire gli obiettivi stabiliti.
Limitazione della conservazione
Le registrazioni vadano mantenute solamente per il tempo indispensabile. In genere non più di 24–48 ore; va però definito e documentato un termine massimo di archiviazione. Solo in casi eccezionali (festività, chiusura dell’azienda, comprovate esigenze di sicurezza) si potrà prorogare tale periodo.
Integrità e riservatezza
È necessario proteggere le immagini da accessi non autorizzati e assicurarne la corretta conservazione. Risulta obbligatoria la nomina formale e per iscritto di un numero limitato di soggetti specificamente autorizzati (incaricati al trattamento) a visionare le immagini, formati sulle normative e sulle procedure interne, limitando l’accesso solo quando strettamente necessario per le finalità perseguite.
Prima dell’installazione degli impianti di videosorveglianza, è necessario predisporre due tipologie di informativa rivolte a tutte le persone che potrebbero essere riprese – dipendenti e ospiti:
- Cartelli informativi (informativa breve)
- Devono essere collocati in posizione ben visibile all’ingresso e all’interno delle aree sorvegliate.
- Il contenuto testuale e grafico va redatto in conformità alle Linee guida EDPB sulla trasparenza (Guidelines 03/2021), garantendo immediata comprensibilità e chiarezza sulle finalità del trattamento.
- Informativa estesa (documento completo)
- Deve descrivere in dettaglio base giuridica, finalità, durata di conservazione, modalità di esercizio dei diritti (accesso, rettifica, cancellazione, opposizione).
- Va resa facilmente accessibile, ad esempio con link su intranet, QR code sui cartelli o distribuzione di copia cartacea agli interessati.
Un altro passaggio imprescindibile, prima dell’installazione di un impianto di videosorveglianza, è la Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA).
Attraverso la DPIA si analizzano:
- la necessità e la proporzionalità dell’impianto,
- i rischi per i diritti e le libertà degli interessati,
- le misure tecniche e organizzative adottate per mitigarli.
Solo dopo aver completato la DPIA e aver definito cartelli e informative conformi alle linee guida EDPB, si può procedere all’installazione degli apparati.
In conclusione, l’adozione di un sistema di videosorveglianza aziendale rappresenta una scelta strategica per incrementare la sicurezza dei luoghi di lavoro e proteggere il patrimonio, tutelando al contempo la riservatezza di tutti i soggetti interessati – dipendenti, visitatori e fornitori. Rispettare il GDPR non è solo un obbligo normativo, ma un segno di trasparenza e responsabilità nei confronti di chiunque transiti o operi all’interno dell’azienda.
Considerata la complessità delle procedure e il rischio di sanzioni in caso di non conformità, Argo Business Solutions offre un supporto specialistico che accompagna l’organizzazione in ogni fase operativa. Dall’analisi preliminare e dalla predisposizione della Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA), alla redazione delle informative – brevi, realizzate secondo le Linee guida EDPB, e complete – fino alla determinazione dei tempi di conservazione delle immagini, documentati e calibrati sulle effettive esigenze aziendali. Ci occupiamo inoltre di tutte le formalità necessarie per l’invio dell’istanza autorizzativa all’Ispettorato Territoriale del Lavoro, garantendo il rispetto dei requisiti regolamentari. Completiamo il servizio con l’assistenza tecnica all’installazione e alla configurazione degli impianti e con la formazione del personale, affinché il sistema sia pienamente operativo e conforme al GDPR fin dal primo giorno.
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